E-mail hazırlama tüm kişiler için önemli bir konudur. Üniversitede görev yapan akademik personellerin en büyük şikayetlerinden biri uygunsuz e-mailler. Her geçen gün üniversiteye gelen yeni nesil öğrenciler, saygı ve sevgi sınırlarını bazen farkına varamadıkları derecede aşıyorlar. Bir örnek vermek gerekirse: Hoca, benim sınav notunu ne yaptın? Sınavdan kaldıysak söyle. Bu tarz bir maile elbette gülünür ve kesinlikle ciddiye alınmaz. Sonrasında hocalarımla bit toplantı yaptık ve bu konu hakkında öğrencileri bilgilendirmeye karar verdik. Ancak bilgilendirmemizin hala bir işe yaramadığını her seferinde kendi gözlerimizle gördük.
Akademik personellerin, hocaların sizin arkadaşınız olmadığını unutmamalısınız. Mesaj atarken yada mail atarken saygı sınırını aşmamanız gerekiyor. Yalakalık yapmak, mesaj içeriğinde argo kullanmak, gereksiz samimiyet kurmak elbette bu konuya dahildir. Nazik bir şekilde, saygı ve sevgi çerçevesinde yazılan bir maile cevap almamanız mümkün değildir.
Akademik hayatınızda insanlara karşı tutumunuz oldukça profesyonel olmalı. Konu bakımından yazacağınız e-mailler asla kişisellik içermemelidir. Örneğin, erkek arkadaşınızla kavga ettiğinizden ötürü derse gelmeyeceğinizi hocanıza yazmamalısınız.
E-Mail Hazırlama
E-Mail hazırlama hayatımızın her konusunda önemli bir husustur. Her ne kadar üniversitelerde bir eğitim kurumu olsa da, üniversitenin lise ya da orta orta okul olmadığını unutmamalısınız. Size eğitim veren kişilerin sizden yaş olarak büyük olduğunu, bilgi ve birikim konusunda daha önde olduğunu ve üniversitenin akademik hayatınızın başlangıcı olacağını unutmamalısınız.
Öğrencilik hayatınızın belki de son noktasını üniversitede koyacağınızı düşünürsek, ders başarınızın yanında, insanlarla nasıl iletişim kuracağınızı, diyolog halinde neler yapıp yapmamanız gerektiğini, bu duygularınızın eksik olduğunu farkında olsanız bile geliştirmeli ve insanlara bunu yansıtmalısınız. Herkesin bildiği üzere E-Mail hazırlama tüm öğrenciler için çok önemlidir.
İpuçları İle E-Mail Hazırlama Yöntemleri
En başta crazyboy18@hotmail.com gibi bir mail adresi kullanıyorsanız o adres üzerinden sakın kimseye mail atmayın. Tercihen ogrenci.edu okul adresinizden, yoksa da burakeken@gmail.com gibi adınızı, soyadınızı içeren düzgün mail adresleriyle mesaj atın.
Konu başlığınızın net ve anlaşılır olması gerekmektedir. Hocam çok acil, noluuuuuuur gibi başlıklar içeren mailleriniz muhtemelen okunmadan silinecektir. Düzgün bir başlık yazmalı, dersiniz ile alakalıysa 201 Edebiyat dersi gibi başlangıç yapmalısınız.
Maile başlarken sade ve saygılı bir dille giriş yapın. Samimiyet derecenize göre Merhaba hocam, Sayın Prof. Seda Aydın gibi başlangıçlarla hocanızın ilgisini çekebilirsiniz.
Mailin başında kendinizi tanıtmanız gerekmektedir. Hocanızın bir çok sınıfı ve öğrencisi olduğunu düşünürsek, Hocam merhaba ben Gizem dediğinizde hocanız hangi Gizem? diye düşünecektir. Doğru olan ise Ben TK201.01 dersinden 56398542 numaralı Gizem Tokgöz yazmanız olacaktır. Böylece hocanız isimden tanıyamasa bile numaranız üzerinden bakarak sizi tanıyacaktır.
Kendinizi tanıttıktan sonra, yazdığınız maili uzatmadan, sade bir şekilde konuya giriş yapın. Örneğin, 1 Haziran 2020 tarihli dersimize raporlu olarak katılamayacağım. Derste grup çalışması yapacağımızı bildiğim halde raporlu olduğumdan ötürü katılamayacağımı size bilgilendirmek istedim. Bundan dolayı üzgün olduğumu belirtmek isterim diyebilirsiniz.
Eğer bir rica maili atacaksınız bunu olabildiğince en kısa ve sade şekilde yapmalısınız. Eğer sizin için uygun olursa, grup çalışmasına bir sonraki ders geldiğimde devam etmek istiyorum. Katılım sağlayamadığımdan ötürü derse geldiğimde üzerime düşen her şeyi yapacağımı bilmenizi isterim. Diyebilirsiniz.
Bitirirken de mailinize cevap beklediğinizi saygılı bir dille iletmelisiniz. Örneğin Eğer vakit ayırarak, mailime dönüş sağlarsanız çok sevinirim. Saygılarımla. Diyerek konuyu kapatabilirsiniz.
